Ya hay decenas de posts con guías para configurar cuentas Gmail en Apple Mail, y aunque ya hay clientes de correo diseñados específicamente para el correo de Google, como Sparrow, al final me he decidido a escribir mi método por varios motivos. Primero porque después de usar Sparrow como único cliente de correo durante varios meses, he acabado volviendo a Mail y me sigue pareciendo mucho más rápido y eficiente. Sobre todo a la hora de hacer búsquedas, Sparrow se vuelve muy lento, tarda muchos segundos en sugerirme los tokens de búsqueda. Y por alguna razón, cada vez que me muevo entre etiquetas me deja muchos meses atrás respecto a la fecha actual y tiene que refrescar el contenido de dicha etiqueta para mostrarme lo último. Me consta que esto segundo están intentando solucionarlo, pero mientras tanto he decidido dejar de usarlo.

El segundo motivo por el cual he decidido escribir esta guía es porque tras buscar durante años la configuración perfecta, creo que he dado con la que mejor funciona para mí, y la más completa de todas las que he visto. Algunas cosas las he aprendido de artículos, y otras son de mi propia cosecha. Ya os adelanto que lo único que inevitablemente es imposible de cambiar, es el comportamiento distinto de etiquetas y carpetas ó buzones, y eso te obliga a trabajar en Apple Mail de forma distinta a como lo harías en la web o con Sparrow, pero todo lo demás funciona igual que en la interfaz web de gmail.

1. Añadir cuenta. Configuración básica

Antes que nada, agregamos la cuenta si es que no lo hemos hecho ya. Nos vamos a preferencias de Apple Mail -> Cuentas, y damos al botón + que hay abajo de la lista de cuentas. Tras agregar la cuenta de Gmail nos pide que establezcamos unas opciones básicas para los buzones. Yo recomiendo la siguiente configuración:

Mis opciones difieren un poco de las recomendadas por Google en su artículo de ayuda, cuya lectura recomiendo. Pero es porque ellos tienen otra idea de cómo trabajar con Apple Mail de la que tengo yo. Ellos recomendan su configuración pensando en usar las carpetas como si fueran etiquetas, pero yo considero que es un error. Son cosas distintas y querer hacerlo así es complicarse (más) y las ventajas que sí son visibles en el interfaz web no son apreciables en este cliente. De modo que yo opto por una configuración que nos acerca Gmail a un uso más tradicional y fiel a la filosofía de las carpetas. Los correos sólo están en un sitio a la vez. 

El siguiente paso es especificar los buzones básicos. Apple Mail configura automáticamente las cuenta de Gmail en lo que refiere a los servidores imap y smtp, pero aún hay que decirle a Mail cuales son los buzones "Enviados" y "Papelera". Para ello, seleccionamos la carpeta "[Gmail]/Trash", vamos al menú "Buzón", a la opción "Utilizar el buzón para..." e indicamos "Papelera". Lo mismo con "[Gmail]/Sent" pero indicando "Enviados".

2. Etiquetas, carpetas y archivos duplicados

El principal problema a la hora de configurar una cuenta Gmail en Apple Mail es que efectivamente, Gmail no es un correo IMAP al uso, ya que en vez de carpetas usa etiquetas (ahora en Apple Mail en español llama buzones a todo pero yo sigo distinguiendo entre buzones y carpetas). Esto es, un correo puede tener muchas etiquetas. De hecho, la propia bandeja de entrada en Gmail es una etiqueta en sí misma llamada "Recibidos". También tenemos "Todos" que es otra etiqueta que tienen todos los correos que tengamos en nuestra cuenta, siempre. Cuando archivamos un correo que ya hemos leído y que no requiere de más acción por nuestra parte, Gmail lo que hace es quitar la etiqueta "Recibidos", y desaparece del inbox, pasando a estar solo disponible en "Todos" o en cualquier otra etiqueta que tuviera. La papelera es otra etiqueta más, y cuando borras un correo en Gmail, lo que haces es eliminar todas las etiquetas y dejas solo la de "Papelera", y también, por supuesto, "Todos". Esto lo que origina en Apple Mail es que los mails por defecto nos llegan a dos sitios, a la subcarpeta "All Mail" dentro de la carpeta [Gmail] -que es donde aparecen todas las carpetas "de sistema"-, y a la bandeja de entrada, o a otras carpetas en caso de correo filtrado. Mail en Lion ha mejorado la gestión de estos correos repetidos y los agrupa en uno solo para su lectura, pero sigue indicándonos que se trata de un correo duplicado, como se puede ver en la siguiente imagen.

Otra cosa que causa correos duplicados es destacar mails. Gmail tiene otra etiqueta que se sincroniza como una nueva carpeta para todos los correos que marcamos con una estrella. Y cada correo marcado nos aparecerá por tanto en su ubicación original, y en la carpeta "Starred", también dentro de [Gmail].

Para solucionar esto, la mejor opción es ocultar estas etiquetas para el acceso IMAP, y esto no es inconveniente porque realmente no son necesarias en Apple Mail. Esto se hace en los ajustes de la cuenta de Gmail, en el apartado "etiquetas". Mi configuración es la siguiente.

He ocultado Starred, o marcados con estrella, pero esto no significa que no la vayamos a usar; Important, que nunca le he encontrado utilidad a esta característica y de hecho la tengo desactivada en la web, aunque sigue apareciendo en el IMAP; Chats, que viene desactivada por defecto y así la vamos a dejar; y All Mail (Todos) que es la mayor causa de duplicados en Apple Mail. 

Una cosa importante que hay que considerar es cómo queremos usar las carpetas. Mi forma de trabajar en este sentido es que filtro casi todo el correo. Configurar filtros en Gmail es muy rápido y cómodo, y tengo muchos filtros que me quitan todo el correo que no es importante de la bandeja de entrada, y me lo meten en carpetas para notificaciones, publicidad, etc. De modo que al inbox sólo me llega lo realmente importante. Yo no necesito que los correos de mi bandeja de entrada tengan etiquetas, aunque supongo que eso es porque no recibo un gran volumen de correo. Ahí cada uno tiene sus preferencias.

3. Destacar y archivar correos

Aunque hayamos desactivado del IMAP la etiqueta Starred, Apple Mail tiene su propia forma de destacar correos: la bandera.

Lo bueno es que los correos que marcamos con una bandera en Apple Mail, se sincronizan con la carpeta Starred aunque ésta no aparezca en el cliente. De modo que si vamos la web de Gmail, los correos que hayamos marcado en Apple Mail, aparecerán con una estrella en la web. Pero necesitamos una forma de ver de un golpe todos esos correos marcados. Mail en Lion incorpora ya un apartado para los correos "Con Indicador" en la barra lateral dentro de la sección "Recordatorios". Sin embargo, si usas varias cuentas distintas como yo, puede que te interese tener separados los mensajes marcados de cada cuenta. Para ello yo uso buzones inteligentes o "smart folders", que son búsquedas de correos que aparecen también en la barra lateral. Así, si quiero tener un buzón inteligente donde aparezcan solo los correos destacados de mi cuenta de correo del trabajo, las reglas de búsqueda serían las siguientes: 

Otra novedad de Mail en Lion es la posibilidad de archivar correos, mediante este botón  que curiosamente no aparece en la configuración por defecto de la barra de herramientas. Tenemos que personalizarla para ponerlo (haciendo click secundario en la barra nos deja hacerlo). 

Mail en iOS 5 también incorpora esa posibilidad y aparece por defecto al agregar una cuenta de Gmail.  Archivar un correo en ambos clientes nos crea una carpeta nueva llamada "Archivado", en caso de que no esté creado ya, y que en la web de Gmail aparecerá como "[IMAP]/Archive". En iOS 5 esta carpeta tiene además un icono identificativo. En esta carpeta ambos clientes irán metiendo todo lo que archivemos. Recordemos que en la web de Gmail, un correo archivado aún puede tener varias etiquetas excepto "Recibidos". En Apple Mail, el comportamiento normal es que un correo lo movemos entre carpetas, de modo que si archivamos un correo, lo movemos de donde esté en "Archivados". Como hemos ocultado anteriormente la carpeta "Todos" del IMAP, los mensajes nos llegarán una sola vez al buzón de entrada y no dos. Y cuando archivemos un correo, Apple Mail lo mueve a "Archivados" y listo. Si quisiéramos tener también los correos que ya habíamos archivado en Gmail y que no nos aparecerán en la cuenta al haber ocultado "Todos", podemos meternos en la web y etiquetar todos los que queramos con "[Gmail]/Imap". Lo ideal, para editar duplicar correos es marcar con esa etiqueta sólo los correos que están en "Todos" pero que no están en otras etiquetas. Esto es fácil de hacer gracias a las potentes búsquedas de Gmail que admiten operadores booleanos, una de mis cosas favoritas de Gmail. Así, si por ejemplo queremos seleccionar todos los correos que estén en "Todos" pero no en "Notificaciones" ni en "Noticias, introduciríamos esto en la barra de búsqueda: 

label:All Mail -{label:Notificaciones OR label:Noticias}

El problema de esto es que por alguna razón, al ser una búsqueda compleja no nos deja seleccionar todos los correos resultantes de una tacada, así que lo que yo hice fue crear un filtro que sí me permitió que aplicara la etiqueta "[Gmail]/Imap" a todos esos correos, y luego borré el filtro.

Con esto ya estan todos los correos disponibles en Apple Mail, cada uno solamente en una carpeta, y con las opciones de destacar y archivar correos funcionando perfectamente.

Además de esto, hay un extra que uso muchísimo, y que también usaba en el interfaz web de Gmail. Tengo configurado otro buzón inteligente para los correos no leídos. Por defecto suelo tener siempre seleccionado este buzón de modo que veo de una pasada todo lo que me llega, aunque Mail solo me notifica cuando recibo correos importantes.