Facturación usando Numbers

Durante años, para gestionar mi actividad económica como autónomo he usado Billings de Marketcircle. Empecé buscando algo sencillo y automático para generar facturas, ya que el método popular que era tener una plantilla en PDF/InDesign/etc y modificarla nunca me pareció realmente práctico. Con el tiempo y el uso, al final acabé apreciando lo cómodo de tener todos los clientes, proyectos y facturas/pagos en un sitio. Aún así, nunca ha sido una aplicación que me encantara. Sólo para empezar a usarla tuve que encontrar la forma de modificar las plantillas incluidas porque no tenían en cuenta que nosotros necesitamos poner el CIF de las empresas a las que facturamos, y esto fue un proceso tedioso y cero intuitivo con el que peleé horas hasta dar con algo que funcionara. Después, el programa no soportaba oficialmente ningún tipo de sincronización mediante Dropbox o similares, y yo que siempre ando con varias máquinas depende de dónde me encuentre, no quería estar atado a un solo ordenador. Conseguí tener la librería en Dropbox pero acabé con problemas de numeración de las facturas. Sufrí pero fui tirando(más vale lo malo conocido) hasta que ellos mismos me hicieron salir de ese estado de resignación.

Y es que hace unos meses recibí un email de Marketcircle donde se me informaba que Billings dejaba de recibir soporte en breve y que ahora sólo existiría Billings Pro, una solución similar pero que incluía una suscripción mensual para utilizar sus servicios de sincronización. Sencillamente no lo vi. Una cosa es seguir utilizando un software por el que había pagado ya y con el que había conseguido vivir a pesar de sus problemas (o quizá el problema es mío porque busco otra cosa), el caso es que no estaba dispuesto a comenzar a pagar mes a mes, por poco dinero que fuera (entre $5 y $12 al mes por las opciones más básicas, si no me equivoco) por un software que realmente no me gusta. Así que comencé a mirar opciones, y el panorama me pareció dantesco para alguien como yo, que gusta de emplear mucho tiempo en encontrar la mejor opción: una cantidad inabarcable de alternativas, tanto en forma de aplicación como servicio web, y muy poca información sobre cada una. En la red era fácil encontrar recomendaciones sueltas hacia una u otra pero en ningún lugar encontré motivos para elegir una en particular. Así que me lancé a la piscina y pasé un tiempo probando opciones. Encontré otro software similar llamado Totals de Kedisoft y en general me gustó más que Billings, pero tuve la sensación que sería volver a lo mismo y no me pareció que los desarrolladores mantuvieran el proyecto muy activo en base a sus últimas versiones y la actividad del blog, cosa importante a la hora de casarte con un programa que vas a usar durante años. También probé dos o tres aplicaciones web y no me convencieron. Así que como en otras ocasiones, elegí hacer mi propio camino de una forma más tradicional, empleando software que ya tuviera a mano, que usara un formato más o menos universal y que supiera manejar hasta cierto punto. En este caso estaba claro, una hoja de cálculo. Al fin y al cabo, es lo que siempre se ha utilizado, ¿no?.

He elegido Numbers, más que nada porque es la que tengo instalada y porque es la que sé manejar. Es sencilla, intuitiva, y me gusta que además tiene opciones de maquetación, acordes con la filosofía de otros programas de iWork. Sé que Excel es mucho más potente cojo hoja de cálculo, y hay cosas que he echado de menos que quizás hubiera podido hacer en él, pero Numbers tiene una cosa que me encanta: ubicuidad, gracias a las versiones de iOS y web (aún en beta) y el almacenamiento en iCloud. Yo ya lo tenía comprado pero para alguien que se está pensando usarlo para esto otra cosa buena es que es muy barato. Otra opción, por supuesto, es Google Drive. Estoy seguro que se puede conseguir casi lo mismo y las veces que lo he usado para hojas de cálculo no he tenido ningún problema y está muy bien también, teniendo en cuenta que tampoco es rival para Excel. La ventaja de Drive es que en modo colaboración no hay nada mejor, así que si vas a llevar la facturación con más personas quizás sea la mejor opción.

Después de echarle unas horas trabajando en ello en Numbers, he llegado a una solución que me es práctica y estoy bastante contento con ella. Básicamente, es una hoja con los clientes, otra con un historial de facturas y otra que es un generador de facturas que me he ingeniado, donde introduces el número de factura del historial que quieres generar y automáticamente se genera, lista para guardar en PDF y enviar al email de contacto correspondiente. Todas las hojas están interconectadas mediante fórmulas y búsquedas internas para que no haya que estar introduciendo los mismos datos una y otra vez.

Así queda la factura

Una de las cosas que más he echado de menos es la posibilidad de generar menús en los que aparezcan como opciones disponibles los campos de alguna tabla. Eso hubiera hecho posible, por ejemplo, que a la hora de rellenar los datos de una factura en el historial, ya nos diera a elegir directamente entre los clientes y así no hubiera que escribir el nombre a mano o hacer copy/paste. O que a la hora de generar una factura, nos diera a elegir entre los números de factura que realmente tenemos ya en el historial. Pero bueno, son pequeños detalles de manejo. Lo bueno es que es una solución práctica y de bajo coste, hecha a mi medida, en un rato, en un formato bastante exportable y en un software que dudo mucho desaparezca en muchos años.

Si pensáis que os puede servir de algo lo que he hecho, podéis descargar el archivo desde aquí. Incluyo algunos datos de ejemplo y unas notas de manejo.

Es probable que vaya cambiando la versión con el tiempo, si voy necesitando más cosas o si se me ocurren mejoras. Si pensáis en algo para añadirle no dudéis en comentarme por Twitter. De momento no he querido añadir una hoja de proyectos porque para ello ya uso otras cosas como Evernote, Things, etc, y quizás es mejor limitar esto a la facturación, únicamente.